怎样组织新闻发布会？

  新闻发布会又称记者招待会，是政府、企业、社会团体，把 各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一有关消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种特殊会议。召开新闻发布 会是共青团组织配合重大活动和会议，开展社会宣传、树立自身 形象的重要形式。
  新闻发布会最大的特点是消息发布的形式比较正式、隆重且规格较高。组织新闻发布会，应做到：(1) 要做好新闻发布会前的准备工作。研究确定新闻发布会的必要性和可能性，选择最佳时机和最佳方式。一般来说，团组 织的重大事件和会议，如团代会、新长征突击手表彰会、巡回演 讲报告团、推出重要先进人物、开展重要公益活动、团的重大庆祝曰或纪念日等，都可以视情况召开新闻发布会。
  会议地点要交 通方便，环境适宜，会场布置要适合记者采访。结合会议主题，准 备新闻发布稿或报道提纲及其他宣传背景辅助材料。宣传提纲和材料要准确、生动，统一口径，尽量全面、详细、具体，可以有 口头的、文字的、实物的、图片的、模型的材料，还可以准备幻 灯片、录音带、录像带，以便在会上分发，展示或播放，增强发言人的讲话效果。
  选择能够胜任此项工作的主持人和发言人。主 持人应是常和新闻单位联系的团的宣传部门的负责人，发言人应 是这一级团组织了解全面情况和宣传主题又具有权威性的领导干部。新闻发布会的举行时机应选择新闻发布效果好又不是节假日和重大社会活动的日子。新闻发布会还要选择好邀请参加的记者 范围。
  各方面的记者都要照顾到，报纸、杂志记者，电台、电视台记者，还有摄影记者。也可以只请和宣传活动有直接关系的记 者参加。给记者发邀请信，一般是认识的记者发给记者本人，不 认识的记者发到报社、电台、电视台，再由他们选派记者出席。会前应打个电话落实记者出席情况。
  (2) 新闻发布会召开过程中要注意的问题。做好记者的签到、材料分发等接待工作。记者进门时应首先签到，使会议的组织者 对记者出席情况有准确了解，同时按人数分发宣传材料和纪念品， 以免遗漏和重复，也使记者在会议之前了解新闻的主题和背景，整理出有兴趣的重点，并准备提问。
  组织者在记者就位后应和记者 进行简短的接触和交谈，使记者了解组织者对记者所在新闻机构 报道的具体希望和要求。如果有参观和实地采访活动，应安排好专人引导记者参观采访，给他们做认真详细的情况介绍。会议主 持人和发言人应充分发挥作用，准确明白地介绍背景情况和宣传 要点及组织者对各新闻单位宣传规模、方式、时间的建议和要求。
  主持人和发言人的言谈要庄重得体，会议气氛应严肃而活跃，引 导记者踊跃提问，切实把握住会议的主题，维持会议的秩序，严 格掌握好会议的时间。遇到回答不了的问题时，应告诉记者如何获得答案的途径，不能简单地说“无可奉告”。对于不愿发表的东 西或机密情报，应向记者解释原因，求得理解。
  不要随便打断记 者的发言和提问。所发布的消息必须准确无误，若发现有错误的地方应马上公开更正。(3) 做好新闻发布会的善后工作。尽快整理出新闻发布会的记录材料，从中总结此次会议成功和失败之处，将这些材料通报 有关领导和部门并编成档案储存。搜集到会记者在各报刊或电台、 电视台所作的报道，对其文字、照片和电台电视台的启示说明进行归类分析，检查是否达到了这次新闻发布会的目的。
  对各位记者提问的倾向性和聊天中所透露的看法进行分析，了解各位记者 所代表的新闻机构的背景及其意见和态度产生的原因，以便在下次新闻发布会中更好地确定邀请范围，提高宣传的针对性。